Productor asignado
Vuestro interlocutor desde el primer briefing. Coordina propuesta, contrato, producción y reuniones. Es la persona que firma la memoria técnica y la que conoce vuestro pliego, vuestro municipio y vuestras restricciones.
Cómo trabajamos
Un proceso transparente, sin sorpresas
Siete pasos del primer contacto al evento. Cada paso con responsable, plazo y entregable. Adaptable a calendario municipal o privado.
Los 7 pasos
Del primer email al cierre del expediente
Cada cabalgata, pasacalles o evento sigue el mismo proceso, ajustado al calendario del cliente. Lo describimos aquí completo para que sepáis exactamente qué esperar de Producciones Airshow SL: cuándo recibís cada entregable, qué plazos son razonables y quién es el interlocutor en cada fase.
La premisa es simple: el cliente nunca debería preguntarse en qué punto está su evento. Por eso fijamos por contrato fechas de reunión, plazos de entrega y responsables. Es la forma de evitar las sorpresas que tradicionalmente se asocian a la producción de eventos en directo.
-
01
Día 0
Briefing inicial
Llamada o email de 30 minutos para entender el evento.
Una primera conversación de unos 30 minutos por teléfono, videollamada o email. Identificamos tipo de evento (cabalgata de Reyes, pasacalles, fiestas patronales, inauguración), fecha exacta, recorrido aproximado, presupuesto orientativo y brief de marca o territorio. Si hay pliego, pedimos el documento completo. Si es encargo directo, pedimos memoria de actividad del municipio o referencias de ediciones anteriores.
-
02
Días 3 a 7
Propuesta cerrada
Memoria técnica, planos, fichas y presupuesto desglosado.
Construimos la propuesta sobre el brief o el pliego: memoria técnica con descripción del proyecto, planos del recorrido con paradas y puntos críticos, fichas técnicas de cada espectáculo, elementos y vestuarios, equipo asignado y presupuesto desglosado por bloques. Si participamos en una licitación, adaptamos la propuesta al pliego literal y respondemos a cada uno de los criterios técnicos exigidos.
-
03
Día 10 aproximado
Contrato y reserva
Firma de contrato y bloqueo de fecha en agenda.
Una vez validada la propuesta, formalizamos contrato con anexos técnicos, calendario de pagos y condiciones particulares del evento. La fecha queda bloqueada en agenda de producción de Producciones Airshow SL. A partir de este momento empieza la producción real: nadie reserva tu fecha sin contrato firmado, y nosotros no firmamos sin tener capacidad real de producción confirmada.
-
04
Días 30 a 60 según servicio
Producción
Diseño, fabricación, casting y ensayos.
Aquí entra en marcha la producción propia. Diseñamos y fabricamos a medida lo que requiera el espectáculo: carrozas de espectáculo, hinchables iluminados, vestuario, atrezo, elementos escénicos. Hacemos casting de artistas, programamos ensayos y ajustamos coreografías. Mantenemos reuniones quincenales con el cliente para validar avances. Si procede, se organiza una visita a taller para que la concejalía o la comisión vean el trabajo en marcha.
-
05
De treinta a siete días antes del evento
Permisos y coordinación
Documentación oficial y reunión técnica.
Preparamos la documentación que requiere la administración: plan de seguridad, plan de autoprotección, certificados de seguros, alta de artistas, fichas técnicas de vehículos y elementos. Convocamos o asistimos a la reunión de coordinación con policía local, protección civil y servicios municipales. Validamos recorrido, horarios, puntos críticos, accesos para vehículos y plan de evacuación. Salimos de la reunión con todos los detalles cerrados.
-
06
Día del evento
Ejecución
Montaje, prueba técnica y espectáculo en plaza.
El día del evento llegamos con la antelación pactada para montaje, prueba técnica y maquillaje. Un coordinador de evento de Producciones Airshow SL está presente todo el tiempo, en contacto directo con policía local, organización y artistas. Si surge un imprevisto (clima, retraso, cambio de recorrido), tenemos protocolo de respuesta inmediata. El coordinador no se mueve hasta que finaliza el espectáculo, se desmonta el material y el espacio queda libre.
-
07
De siete a treinta días después del evento
Cierre y facturación
Informe, fotos y factura con documentación de cierre.
Tras el evento desmontamos íntegramente, recogemos material y, si se ha contratado, entregamos reportaje fotográfico y vídeo del espectáculo. Preparamos un informe de cierre con incidencias, datos de asistencia estimada y observaciones. Emitimos factura final con toda la documentación justificativa que la concejalía o la empresa adjudicataria necesita para tramitar el pago: certificados de ejecución, partes de trabajo y reportaje gráfico.
Plazos típicos
Cuánto tiempo necesitamos según el tipo de evento
Plazos orientativos contados desde la firma de contrato hasta la fecha del evento. Cuanto antes empezamos, más margen tiene la producción a medida.
| Tipo de evento | Plazo recomendado |
|---|---|
| Cabalgata de Reyes | 4 a 6 meses de antelación |
| Fiestas patronales | 60 a 90 días de antelación |
| Eventos corporativos | 30 a 60 días de antelación |
| Emergencias y plazos cortos | Consultar disponibilidad |
Los plazos cortos son posibles dentro de nuestra producción propia (siempre que haya disponibilidad de agenda y equipos), pero limitan la fabricación a medida. Para cabalgatas de Reyes recomendamos empezar antes de septiembre.
Quién es tu interlocutor
Un único responsable en cada fase
Cero teléfonos rotos. Quien os atiende el primer día es quien firma la propuesta y os acompaña hasta cierre.
Coordinador de evento
Persona presente en plaza el día del evento. Coordina con policía local, protección civil, organización y artistas. Tiene autoridad para tomar decisiones operativas. Es quien resuelve los imprevistos sin que vosotros tengáis que intervenir.
Soporte 24h durante el evento
Línea directa de producción accesible durante las 24 horas previas y las 24 horas posteriores al evento. Para cualquier cambio de última hora, confirmación con policía local o incidencia que requiera intervención de Producciones Airshow SL.
Preguntas frecuentes
Sobre el proceso de trabajo
¿Qué pasa si hay un imprevisto el día del evento?
Cada producción cuenta con un protocolo de respuesta ante incidencias frecuentes: lluvia, retrasos, cambios de recorrido, indisposición de un artista. Nuestro coordinador de evento tiene autoridad para tomar decisiones en plaza, en contacto directo con la organización y con policía local. Llevamos siempre material y artistas de refuerzo en producciones de alto riesgo (cabalgatas de Reyes en capital de provincia, por ejemplo). Si la incidencia es mayor (suspensión por clima, por seguridad pública), trabajamos con el cliente la opción de reprogramación según las condiciones del contrato.
¿Podemos modificar elementos durante la producción?
Sí, hasta un punto razonable. Las primeras semanas de producción son las más flexibles: aún se pueden cambiar bloques, ajustar temática o sumar elementos. A partir del momento en el que entran fabricación a medida (carrozas, hinchables, vestuario) los cambios encarecen el proyecto o no son viables. Lo explicamos en cada reunión quincenal: qué decisiones siguen abiertas y cuáles ya están cerradas. Los cambios mayores se documentan por escrito como adenda al contrato.
¿Cómo se gestiona el plazo de pago de ayuntamiento (60-90 días)?
Trabajamos habitualmente con plazos de pago del sector público. Aceptamos pago a 30, 60 o 90 días según convenio firmado, sin recargo. El calendario de pagos se acuerda en el contrato: habitualmente un porcentaje a la firma para arrancar producción, otro a mitad de producción y el resto contra factura tras el evento. Producciones Airshow SL emite factura con todos los documentos justificativos que la concejalía necesita para tramitar el pago: certificado de ejecución, partes y reportaje gráfico.
¿Hay reuniones presenciales obligatorias?
No son obligatorias, pero recomendamos al menos una presencial: la reunión técnica con policía local, protección civil y servicios municipales antes del evento. Si el cliente lo prefiere, asistimos a más reuniones presenciales (visita a taller, presentación de la propuesta a comisión, briefing con regidores). El resto del proceso se puede gestionar perfectamente por videollamada y email, con un único interlocutor en cada lado.